Czym różni się baza firm od CRM
Baza firm to zbiór informacji o przedsiębiorstwach, które mogłyby od Ciebie kupić: nazwa, adres, branża, forma prawna, data rejestracji. CRM to miejsce, w którym zapisujesz, co z każdą z tych firm zrobiłeś, czyli kto z nią rozmawiał, kiedy i z jakim skutkiem. Pierwsze odpowiada na pytanie do kogo pisać, drugie na pytanie na jakim etapie jesteśmy.
W małych firmach te dwie rzeczy często się mieszają. Handlowiec trzyma w arkuszu listę firm, w tej samej tabeli dopisuje notatki, a po pół roku nikt nie wie, które dane są świeże. Rozdzielenie ich porządkuje pracę: baza dostarcza nowych kandydatów, a CRM pilnuje relacji z tymi, którzy zareagowali.
Co naprawdę potrzebne jest małej firmie
Mała firma rzadko potrzebuje rozbudowanego systemu. Wystarczy narzędzie, które pozwala zapisać firmę, osobę kontaktową, etap rozmowy i datę następnego kroku. Wszystko ponad to zwykle zostaje nieużywane, bo nikt nie ma czasu wypełniać dwudziestu pól po każdej rozmowie.
Przy wyborze zwróć uwagę na kilka praktycznych rzeczy.
- możliwość importu listy firm z pliku CSV lub XLSX
- widok etapów od pierwszego kontaktu do decyzji
- przypomnienia o następnym kroku
- prosty eksport, gdybyś kiedyś chciał zmienić narzędzie
Jak zasilić CRM dobrą listą firm
Najczęstszy błąd to wrzucenie do CRM tysięcy przypadkowych rekordów. Taki system szybko staje się śmietnikiem, a handlowcy przestają mu ufać. Lepiej wprowadzać firmy partiami, każdą partię opisaną jednym kryterium, na przykład firmy budowlane z jednego miasta albo spółki zarejestrowane w ostatnich tygodniach.
W Leadly wyszukujesz firmy opisem klienta i miastem, dostajesz listę z rejestrów KRS, REGON i CEIDG wraz z powodem dopasowania, a potem eksportujesz ją do pliku CSV lub XLSX i importujesz do swojego CRM. Dzięki powodowi dopasowania od razu wiesz, jak zacząć rozmowę, i możesz zapisać go w notatce przy firmie.
Zbuduj lejek z czterech etapów
Na początek wystarczą cztery etapy. Pierwszy to firma wybrana z listy, drugi to wysłana wiadomość, trzeci to odpowiedź lub rozmowa, czwarty to decyzja, czyli współpraca albo odmowa z powodem. Każdy kolejny etap dodawaj dopiero wtedy, gdy zobaczysz, że bez niego tracisz informacje.
Przy każdej firmie zapisuj datę ostatniego kontaktu i jedną rzecz do zrobienia dalej. Ta prosta dyscyplina daje więcej niż najbardziej rozbudowana konfiguracja. Raz w tygodniu przejrzyj firmy, przy których termin następnego kroku minął, i zdecyduj, czy wracasz do rozmowy, czy zamykasz sprawę.
Pilnuj aktualności danych i wykluczaj obecnych klientów
Dane o firmach się starzeją. Spółki zmieniają adres, zarząd i status, a część przestaje działać. Zanim wyślesz wiadomość do firmy zapisanej przed wielu miesiącami, sprawdź jej aktualny stan w rejestrze.
Równie ważne jest to, by nie pisać do własnych klientów tak, jakby byli nowi. Przy planach Zespół i wyższych w Leadly możesz wgrać listę numerów NIP obecnych klientów i wykluczyć je z nowych list. Zapobiega to niezręcznym wiadomościom i oszczędza czas zespołu.
Jak zacząć w jeden tydzień
W pierwszym dniu opisz klienta i wybierz miasto. W drugim zbuduj pierwszą listę kilkudziesięciu firm i ją zweryfikuj. W trzecim zaimportuj ją do CRM i ustaw cztery etapy. W kolejnych dniach wysyłaj wiadomości i zapisuj odpowiedzi. Po tygodniu masz pierwsze dane o tym, co działa, i możesz poprawić opis klienta.
Plany i limity eksportu opisaliśmy w cenniku, a sposób działania w sekcji Jak to działa.
Najczęstsze błędy przy łączeniu listy i CRM
Pierwszy błąd to import wszystkiego naraz. Gdy w systemie jest kilka tysięcy firm bez opisu, handlowcy nie wiedzą, od której zacząć, i wracają do własnych notatek. Drugi błąd to brak właściciela firmy w systemie, przez co dwie osoby piszą do tego samego klienta. Trzeci to zbyt wiele obowiązkowych pól, które zniechęcają do zapisywania rozmów.
Pomaga prosta zasada: każda firma w systemie ma opiekuna, etap i datę następnego kroku. Wszystko inne jest dodatkiem. Raz w miesiącu przejrzyj firmy bez ruchu od dłuższego czasu i zdecyduj, czy je zamykasz, czy odświeżasz dane. Dzięki temu CRM zostaje narzędziem pracy, a nie archiwum, do którego nikt nie zagląda.