Jakie kolumny powinna mieć baza firm
Dobry arkusz zaczyna się od przemyślanych kolumn. Zbyt mało pól uniemożliwia filtrowanie, zbyt wiele powoduje, że nikt ich nie wypełnia. Zacznij od zestawu podstawowego i rozbudowuj tylko wtedy, gdy czegoś naprawdę brakuje.
Każda kolumna powinna zawierać jeden rodzaj informacji w jednym formacie. Numer NIP bez spacji i myślników, nazwa firmy bez dopisków, miasto zapisane tak samo w każdym wierszu. Dzięki temu filtry i sortowanie działają bez dodatkowego sprzątania.
- nazwa firmy i numer NIP
- miasto i województwo
- branża lub kod PKD
- forma prawna i data rozpoczęcia działalności
- strona www
- osoba kontaktowa i sposób kontaktu
- status rozmowy i data następnego kroku
- źródło danych i data ich pobrania
Skąd brać dane do arkusza
Najpewniejszym źródłem są rejestry publiczne KRS, REGON i CEIDG. Dane z nich są oficjalne, a każdy rekord ma identyfikator, po którym łatwo sprawdzić firmę. Katalogi branżowe bywają uzupełnieniem, ale ich aktualność jest różna i trzeba ją weryfikować.
Ręczne przepisywanie z rejestrów zajmuje dużo czasu i prowadzi do literówek. Leadly zwraca firmy z rejestrów dopasowane do opisu klienta i pozwala je wyeksportować do pliku CSV lub XLSX, który otwierasz w arkuszu, więc nie przepisujesz niczego ręcznie.
Jak pilnować duplikatów i aktualności
Największym wrogiem arkusza są duplikaty. Ta sama firma zapisana raz z pełną nazwą, a raz ze skrótem, to dwa wiersze i dwa maile do tej samej osoby. Używaj numeru NIP jako unikalnego klucza i raz w tygodniu sprawdzaj powtórzenia przy pomocy funkcji usuwania duplikatów lub formatowania warunkowego.
Drugi problem to starzenie się danych. Dodaj kolumnę z datą pobrania danych i raz na kwartał odśwież listę. Firmy, które zmieniły adres lub zawiesiły działalność, oznacz i wyłącz z wysyłek.
Jak pracować na arkuszu z kilkoma osobami
Gdy arkusz ma trzech użytkowników, zaczynają się kłopoty. Ktoś nadpisze cudzy wiersz, ktoś inny usunie filtr, a dwie osoby napiszą do tej samej firmy. Pomaga prosta zasada, że każdy handlowiec pracuje na własnej zakładce, a jedna osoba odpowiada za zasilanie arkusza nowymi firmami.
Dodaj kolumnę opiekuna firmy i kolumnę ostatniego kontaktu. To minimum, które zapobiega kolizjom i pozwala szefowi sprzedaży zobaczyć, kto czym się zajmuje.
Po czym poznać, że arkusz przestaje wystarczać
Sygnałów jest kilka. Przygotowanie nowej listy zajmuje więcej czasu niż rozmowy. Nikt nie jest pewien, które dane są świeże. Zdarzają się podwójne wiadomości do tej samej firmy. Szef sprzedaży nie widzi, na jakim etapie są rozmowy. Jeśli rozpoznajesz dwa z tych objawów, warto rozważyć narzędzie, które przejmie wyszukiwanie firm, a pipeline przeniesie do CRM.
Nie musisz porzucać arkusza od razu. Wiele zespołów zostawia go jako miejsce na eksporty i analizy, a bieżące rozmowy prowadzi w CRM.
Jak połączyć arkusz z Leadly
Najprostszy układ jest taki: opisujesz klienta i miasto w Leadly, przeglądasz wyniki z powodem dopasowania, eksportujesz wybrane firmy do pliku, a następnie wklejasz je do swojego arkusza lub importujesz do CRM. Pierwszą wiadomość bierzesz z propozycji i poprawiasz po swojemu.
Limity eksportu i liczbę wiadomości w okresie określa wybrany plan, a ich zestawienie jest w cenniku.
Najczęstsze błędy w arkuszu z firmami
Pierwszy błąd to mieszanie formatów, na przykład numer NIP raz z myślnikami, raz bez. Drugi to wpisywanie kilku informacji do jednej komórki, co uniemożliwia filtrowanie. Trzeci to brak kopii zapasowej, przez którą jedno przypadkowe usunięcie wierszy może zniszczyć tygodnie pracy.
Dobrą praktyką jest zapisywanie wersji arkusza raz w tygodniu pod nową nazwą i trzymanie jednej zakładki z opisem kolumn, żeby nowa osoba w zespole od razu rozumiała strukturę. Przydaje się także zakładka z listą firm, do których nie wolno pisać, na przykład obecnych klientów i osób, które poprosiły o zaprzestanie kontaktu.
Na koniec ustal jedną osobę odpowiedzialną za porządek w arkuszu. Raz w tygodniu powinna sprawdzić duplikaty, uzupełnić brakujące pola i usunąć firmy, które przestały działać. Pół godziny regularnej pracy utrzymuje arkusz w dobrej kondycji znacznie skuteczniej niż wielkie porządki raz na rok, po których i tak wraca bałagan.